Uczestnicy rynku zamówień publicznych - rekomendacje

Z badań przeprowadzonych przez Fundację Instytut Mikromakro wynika, że w rynku zamówień publicznych aktywnie uczestniczy ok. 22 firm dronowych. Niektóre pojawiają się  regularnie w postępowaniach, inne – sporadycznie. Są też takie, które świadomie rezygnują z udziału w przetargach.
Sławomir Kosieliński, 31 marca 2020

W konsekwencji podmiot publiczny nie ma wyboru – albo wybierze tylko tą jedną jedyną złożoną ofertę spełniającą wszystkie wymogi formalne i merytoryczne  albo musi unieważnić postępowanie pod pretekstem ceny przekraczającej jego możliwości finansowe. Cierpi na tym konkurencyjność. Regularnie zwraca na to uwagę Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w swoich corocznych sprawozdaniach o funkcjonowaniu systemu zamówień publicznych.

Sytuacja może ulec zmianie, gdyby zamawiający przyjęli aktywną postawę w informowaniu o swoich potrzebach informacyjnych i planach zakupowych. Nie wystarczy ogłosić postępowanie w Biuletynie Informacji Publicznej, w Biuletynie Zamówień Publicznych czy bazie konkurencyjności lub TED. Organizator przetargu może śmiało informować bezpośrednio różne podmioty gospodarcze o zamiarze ogłoszenia postępowania o zamówienie publiczne. Zwyczajowo dzieje się to w trybie przetargu ograniczonego oraz w postępowaniach poniżej unijnych progów. Nic nie stoi na przeszkodzie upowszechnić to na inne tryby Prawa Zamówień Publicznych.

Lecz zamawiający napotykają wówczas na kolejną barierę, szczególnie istotną na tak specjalistycznym i dopiero się rodzącym rynku dronowym: do kogo wysłać informację, kogo poprosić o złożenie oferty. Nie każdy zna się na dronach ani tym bardziej na zaawansowanych usługach fuzji informacji z wykorzystaniem dronów. Przygotowawszy podręcznik dla JST “Jak kupować drony i usługi dronowe w zamówieniach publicznych”, postanowiliśmy opublikować poniższe rekomendacje. Będziemy je co roku aktualizować.

 

Przepis na sukces w przetargach dronowych

  • Poznaj swoje potrzeby informacyjne! Odpowiedz sobie na pytanie, po co Ci dron, co zyskasz na skorzystaniu z tego narzędzia niźli z innych metod? Pomogą w tym oczekiwania kilku działów wobec bezzałogowego systemu latającego.
  • Dobierz właściwie parametry sprzętu lub usługi dronowej. Od tego zależy, czy ta inwestycja zaspokoi Twoje potrzeby informacyjne.
  • Wskaż osobę, która zajmie się nadzorem nad zamówieniem, wykorzystywaniem i dystrybucją pozyskiwanych danych. Powierz jej opiekę nad sprzętem. Zapewnij jej dostęp do specjalistycznych szkoleń. Pozwoli to lepiej wykorzystać sprzęt i pozyskane dronem dane. Taka osoba przestrzeże też przed forsowaniem w przetargu zapisów niemożliwych do zrealizowania lub narażających strony postępowania na niepotrzebne ryzyka.
  • Zweryfikuj kluczowe parametry systemu podczas testów w terenie (czas lotu, loty w trybie automatycznym, odporność na wilgoć).
  • Konstruuj zamówienia, uwzględniając cykl życia systemu. Pamiętaj, że koszty utrzymania i rozwoju systemu są porównywalne z kosztami jego wykonania i odbioru. Pamiętaj o usługach szkoleń, serwisu i konserwacji. Kontroluj też zapisy gwarancji – nie tylko jej okres jest ważny!
  • Opisując przedmiot zamówienia, pamiętaj o wymaganiach jakościowych, zmierzeniu tych wymagań i kontrolowaniu jakości w toku realizacji zamówienia lub zapewnij sobie możliwość niezależnej kontroli tych parametrów.
  • Premiuj ofertę firm z doświadczeniem w realizacji przedmiotu zamówienia. Jednak parametr ten nie powinien być zbyt wygórowany tak, aby dopuszczać do złożenia oferty również firmy młode (do 2-3 lat działalności) , ale innowacyjne. Z tych samych powodów uwzględniaj nie tylko doświadczenie w projektach rynkowych ale również akademickich czy badawczych. Jeśli masz obawy, co do kompetencji młodego zespołu, zainwestuj w pilotaż.
  • Wymagaj, aby w zespole realizacyjnym znalazły się osoby o kompetencjach adekwatnych do zlecanych zadań (np. geodeci, specjaliści od gospodarki przestrzennej, ochrony środowiska, gospodarki leśnej, analitycy informacji obrazowej, informatycy, operatorzy dronów itp.) i weryfikuj ich obecność podczas realizacji prac oraz odpowiedzialność za zlecone prace.
  • Zabezpiecz bezpieczeństwo obiegu pozyskiwanych podczas zlecenia danych: pozyskiwania, przetwarzania i archiwizowania danych.
  • Pamiętaj, aby dostosować system do Twoich indywidualnych, specyficznych potrzeb. Wykonawca będzie potrzebował czasu. Krótkie terminy realizacji (14-30 dni) preferują dostawy sprzętu „z półki” lub usługi, które były już realizowane na rynku.

POBIERZ PODRĘCZNIK W FORMACIE PDF BEZPOŚREDNIO (KLIKNIJ W IKONĘ)

PDF Ikona koło red